Кадровое делопроизводство
РасписаниеКаждое предприятие, не важно, большое оно или включает только одного сотрудника, должно обязательно вести учет персонала. В любой момент могут прибыть контролирующие инстанции и оштрафовать фирму за неправильно оформленные документы.
Для того, чтобы не допустить этого, необходимо вести регулярный и всеобъемлющий учет сотрудников. Кадровое делопроизводство подразумевает составление и заверение требуемой госструктурами документации, которая будет отражать внутрифирменную ротацию сотрудников, а также достоверную информацию об учете отработанного времени, о начислении заработной платы, об отпускных и прочих нюансах, касающихся персонала.
Высокая ответственность при организации работы с документами и кадрами
Кадровое делопроизводство представляет собой трудоемкую и ответственную деятельность. В крупных компаниях для этого назначается отдельный человек, а иногда даже целое подразделение. Профессионализм и компетентность таких сотрудников должны быть безупречными, ведь при грубых нарушениях в оформлении документов фирма может быть оштрафована на серьезную сумму. Именно поэтому сотрудники регулярно проходят курсы повышения квалификации по делопроизводству, на которых знакомятся с новыми требованиями и правилами составления табелей и отчетностей, анализируют проблемные случаи и пути их преодоления на практике.
Грамотный менеджер должен отлично разбираться в следующих областях знаний:
- трудовом праве;
- налоговом праве;
- гражданско-правовых нормах по кадровому делопроизводству;
- правилах оформления документов строгой отчетности.
Делопроизводство в компании должно быть налажено таким образом, чтобы по первому требованию Пенсионного фонда и ФНС необходимые документы представлялись в надлежащем виде. Пройти полные курсы делопроизводства (Хабаровск) вы или ваши сотрудники могут в нашем учебном центре.
Список документации, входящей в делопроизводство
Согласно Трудовому кодексу, в перечень документации, отражающей информацию о сотрудниках фирмы, должны входить следующие бумаги, акты и спецификации:
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- реестр учета движения трудовых книжек;
- трудовые договора с приказами руководителя;
- трудовые книжки каждого штатного сотрудника и многое другое.
Все эти требования к кадровому делопроизводству необходимо выполнять в обязательном порядке, и если компетенции штатных специалистов для этого недостаточно, тогда разумно провести их обучение кадровому делопроизводству.
Ошибки при ведении учета персонала
Ввиду своей сложности и масштабности нормативы кадрового делопроизводства могут быть по ошибке, недоразумению или просто «недоглядению» нарушены. К таким погрешностям чаще всего относят:
- неправильно сформулированные приказы на прием, утверждение или увольнение с должности;
- неточные записи в трудовых книжках;
- неверно составленные трудовые договора о найме.
Для того, чтобы минимизировать подобные случаи, мы рекомендуем регулярно отправлять своих сотрудников на курсы повышения квалификации по делопроизводству.